Wat zijn de voordelen van een virtuele receptie?

Indien jij een evenement gaat organiseren dan is een receptie van groot belang en een essentieel onderdeel van de bijeenkomst. De receptie is namelijk nodig om ervoor te zorgen dat de bezoekers zich kunnen aanmelden bij aankomt en afmelden bij vertrek. Hierdoor heb je een goed overzicht van wie waar en wanneer aanwezig is binnen een bepaald tijdslot. Voor de receptie geldt dat je aantal mensen nodig hebt die het proces begeleiden, hetgeen veel tijd en moeite kan kosten. Een van de manieren waarop je dit proces gemakkelijk kunt maken is kiezen voor een virtuele receptie. Hierdoor kun je kiezen voor een professionele manier om bezoekers aan te melden en weer af te melden zonder dat hier medewerkers voor worden ingezet. 

Aanmelden op de display

Het aanmelden van de bezoekers gebeurt bij een virtuele receptie niet meer met pen en papier, maar met een display. Aan de hand van een aantal knopjes is het mogelijk om jezelf aan te melden. Dit hoeft iemand anders dus niet meer voor jou te doen. Nadat jij jezelf registreert hebt krijgt de contactpersoon binnen de organisatie een melding van het moment waarop jij bent aangekomen. Met de digitale structuur die Reflex Online bijvoorbeeld kan bieden is het mogelijk om jezelf op een praktische manier aan te melden, zonder dat een bureaucratische procedure hieraan voorafgaat. 

Gewenste ondersteuning

Het digitale systeem biedt de gewenste ondersteuning die je gedurende het proces nodig hebt. Verder heb je als voordeel dat je meer medewerkers kunt inzetten voor het uitvoeren van andere klussen. Daarnaast hoeft de contactpersoon te bezoeker niet op te zoeken aangezien het systeem een automatische melding maakt. Natuurlijk is het systeem privacygevoelig, waarbij geldt dat de manier van werken gelukkig voldoet aan de AVG-wetgeving. De meest persoonlijke gegevens van een gebruiker zullen daarom bewust niet gevraagd worden. 

Extra functies

Je kunt gebruik maken van extra functies bij de digitale receptie. In het assortiment zijn namelijk vele mogelijkheden te vinden. Er is sprake van een groot en gevarieerd aanbod, waardoor het op basis van persoonlijke voorkeuren en wensen mogelijk is om tot een concrete keuze te komen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor uitgebreide software, dat beschikbaar is in meerdere vestigingen en tevens in verschillende talen. Verder kun je gebruik maken van badges, waardoor de zichtbaarheid van de bezoekers getoond wordt met de badge. Ten slotte kun je virtuele badge instellen zoals je zelf wilt, onder andere de kleur.