Teams maakt samenwerken met externen gemakkelijk

Via Teams samenwerken is een middel voor optimaal succes. Je werkt ook wel eens net externen samen en dit vraagt om de juiste communicatie. Het is handig om op afstand bereikbaar te zijn en de benodigde bestanden te kunnen delen via vertrouwde programma’s. Microsoft Teams is hiervoor de ultieme mogelijkheid om optimaal samen te kunnen werken met een externe partner. Net als met je eigen collega’s kan je met de externe partij ook handig chatten, bellen en bestanden delen. Bellen via teams met externen geeft veel vrijheid en goede communicatie. Je leest hier meer over deze krachtige boost voor de samenwerking.

Met externen samenwerken

Je werkt voornamelijk samen met je eigen team, maar het komt ook zeker voor om samen te werken met een externe partij. Hiermee behaal je bepaalde doelen en hiermee behalen jullie beide positieve resultaten. Als dit eenmaal besloten is moeten er heldere afspraken gemaakt worden en het allerbelangrijkste: goede communicatie. Door Teams kunnen er overal en altijd vergaderingen aangemaakt worden, er kan gechat worden, bestanden kunnen gedeeld worden zoals Word documenten of PowerPoints en er kan ook altijd gebeld worden. De deelnemers zijn dus altijd op de hoogte en afspraken blijven duidelijk.

Toevoegen van gasten

Bij Team bestaat naast de functie toevoegen van leden de functie toevoegen van gasten. Dit werkt bijna precies hetzelfde. Je kan op een kanaal gaan staan en op die manier kan je een lid toevoegen. Hier kan je het e-mailadres invoeren van de persoon die je wil toevoegen en hierachter zal gelijk ‘gast’ verschijnen als je het e-mailadres hebt ingevoerd. Dit betekent dat het een persoon is die je toevoegt die van buiten jouw organisatie. Deze persoon krijgt direct een welkomstmail als je op aanvraag verzenden klikt.

Toegang tot documenten en chats geven

Binnen instellingen kan je precies aangeven welke informatie de toegevoegde gast kan zien en welke niet. Dit is nodig, omdat interne informatie niet bestemd is voor externen. Het is handig om een apart kanaal aan te maken voor de gasten. De samenwerking verloopt hierdoor flexibel en je kan benodigde informatie met elkaar delen.